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¿Qué es lo primero a tener en cuenta al momento de realizar presentaciones de PowerPoint?
A pesar de que puede parecer un tema un poco obvio no resulta del todo claro para las personas, pero lo primero que se debe tener en cuenta cuando se hacen presentaciones de PowerPoint es el tipo de audiencia a la que se va a llegar.
De ella dependerá en gran manera la manera en la que se van a presentar los datos y hasta los colores que se recomiendan usar, ya que no es lo mismo trabajar con niños pequeños que con adultos.
Pero, ¿de qué forma se puede marcar una diferencia? Este es un aspecto que hasta aquellas personas que se desarrollan como oradores deben preguntarse constantemente.
Dentro de los aspectos principales que se deben evaluar en las presentaciones de PowerPoint podemos encontrar:
El tema a desarrollar
Juega un papel crucial en el abordaje que se va a realizar, ya que el tema es el que permitirá que se pueda orientar toda la información en cuestión, si se requieren gráficas, imágenes, entre otros recursos.
Por ejemplo: en el caso de que se vaya a impartir un tema relacionado con física, es importante mostrar lo que se quiere destacar, en algunos casos es recomendable no incluir ejercicios a menos que jueguen un papel crucial en lo que se vaya a presentar.
Ya que en muchos casos esto puede hacer que el público se sienta un poco abrumado y no preste total atención a la información que se le está impartiendo, por lo que mientras más simple se presente todo hará que los oyentes presten mayor atención.
La audiencia a la que se va a llegar
La manera en la que se presenta la información juega un papel crucial en la receptividad que se va a tener, por ejemplo al momento de abordar un grupo de niños pequeños las herramientas deben ser un poco más interactivas.
¿Qué quiere decir esto? Simplemente las imágenes se debe adaptar a la edad y por supuesto el nivel de conocimiento del público, siempre empleando aquellas que preserven la estética de acuerdo al tema que se esté desarrollando.
Una manera de hacer esto posible por ejemplo en el nivel universitario es presentando diapositivas relacionadas con la carrera de Derecho donde se presenten artículos y apartados que permitan la interpretación de diversas leyes.
Colores adecuados
La ciencia de los colores juega un papel importante en diferentes campos y por supuesto el de la comunicación no se podía quedar de lado, por lo que a la hora de elaborar las diapositivas emplear colores neutros cuando se trata de algo formal es lo recomendable.
Si se va a hablar de temas que guarden relación con la comida lo ideal es usar colores que se relacionen con ella como lo son tanto el rojo como el amarillo, del mismo modo se puede emplear este principio con cualquier tema a desarrollar.
Además que el uso correcto de las combinaciones es muy importante, es decir no se puede usar un fondo blanco con letras brillantes ya que esto hará que no se pueda leer nada en la diapositiva haciendo que la atención se pierda.
Cosas que no debes hacer en las presentaciones de PowerPoint
Teniendo en cuenta los aspectos principales a tener presentes cuando se elabora una presentación de PowerPoint, también resulta vital conocer qué tipo de cosas es recomendable evitar para garantizar un trabajo de calidad.
En la mayoría de los casos las personas se suelen emocionar bien sea con las imágenes, las transiciones, los colores o hasta la cantidad de contenido por lo que es importante ser un poco comedido en estos aspectos.
No se trata de hacer una presentación aburrida, sino todo lo contrario, tener cuidado con respecto a todo lo que se va elegir de este tipo de respaldo. Dentro de los aspectos que se deben tener presentes podemos encontrar:
Usar tipografía poco legible
Este es uno de los errores más frecuentes que suelen ocurrir a la hora de hacer una presentación pero ¿Por qué sucede? La respuesta es sencilla, existen una infinidad de modelos de letras pero no todas se pueden leer con claridad al ser proyectadas.
Por ello, en algunos casos cuando se ven bien en el computador al ser proyectadas se pueden volver un poco confusas y hace que el público no pueda leer nada o muy poco de aquello que se está presentando.
Lo recomendable en estos casos es emplear modelos que se sabe que se ven bien en cualquier tamaño y con los que la mayoría de las personas se encuentra familiarizados, algunas de ellas son:
- Times New Roman.
- Garamond.
- Helvetica.
- Arial.
- Verdana.
En algunos casos a los autores les puede parecer un poco común el uso de estos estilos, pero es lo más recomendable si lo que se quiere es que las personas puedan tener un mejor acceso a aquello que se encuentra en la diapositiva.
Tamaño de la letra
No solo el tipo de letra puede representar un problema, el tamaño también juega un papel crucial ya que si la letra se encuentra en un tamaño muy grande puede hacer que la diapositiva pierda totalmente la estética.
Por el contrario en aquellos casos que es muy pequeña lo que ocurre es que no se puede leer ni distinguir por aquellas personas que no se encuentran tan cerca de la pantalla, lo que puede ocasionar molestias.
Si se va a realizar la presentación por ejemplo en un salón de clases lo que se puede hacer es preguntar si la última fila puede leer con facilidad lo que dice y de esta manera se ajusta la letra.
En caso de que no sea así lo ideal es usar un tamaño que se pueda ver en el espacio donde se va a realizar la ponencia en cuestión.
Añadir demasiado texto
Para algunos es importante colocar gran parte del contenido que se va a explicar para así garantizar que ningún aspecto queda por fuera, pero resulta que esto es un gran error ya que puede abrumar a las personas que se encuentran allí.
Por ello una de las técnicas más recomendadas en las ponencias es el uso de mapas mentales, colocar solo los títulos o imágenes que se puedan relacionar con el contenido que se está presentando.
Lo ideal es no tener que leer las diapositivas ya que esto puede resultar un poco aburrido para las personas, la gran mayoría lo que espera es que le cuenten una especie de historia o descubrir datos que no conocían.
Una de las maneras en las que se puede sorprender a una persona es reduciendo la cantidad de información evidente.
Poner color sin sentido
Dentro de las formas en las que se le puede llamar la atención al cerebro es con el cambio de colores o con el uso de subrayados, por ello es normal que al leer un libro la mayoría de las personas se suelen ir por las letras en negritas.
Lo mismo sucede a la hora de hacer una diapositiva, lo recomendable es destacar una palabra o un concepto con un color pero no que se use esta estrategia para solo llamar la atención, lo ideal es que esta técnica se emplee con una finalidad clara.
Evita el exceso de viñetas
Las viñetas permiten resumir la mayoría del contenido que se presenta, por lo que resulta una herramienta muy útil pero como todo lo ideal es no usarla más de la cuenta ya que se cambia el protagonismo en el momento de la exposición.
¿Qué quiere decir esto? Simplemente cuando se usan cantidades muy grandes de viñetas el protagonismo recae mayormente en la diapositiva y esto es un error, la atención debe mantenerse en el orador ya que las diapositivas representan solo un recurso para poder aclarar aquello que se está diciendo.
Además se debe tener en cuenta que mientras más texto se le añada a una diapositiva la letra que se debe usar será menor, en consecuencia no se podrá leer por todos con gran facilidad.
Lo recomendable es hacer uso de 5 a 6 viñetas por diapositiva, ya que de esta manera se mantiene un equilibrio entre el contenido y el tamaño de la letra.
Coherencia con las flechas
En muchos casos al hacer una presentación resulta más sencillo hacer esquemas que colocar todo el contenido en textos, es por ello que se debe tener cuidado de seguir un orden con las flechas.
Estas deben encontrarse en coherencia con el contenido que se está presentando, de esta forma tanto el lector como el ponente pueden encontrarse en el mismo punto y por supuesto entender aquello que se está presentando.
Tips para hacer diapositivas de PowerPoint
Teniendo en cuenta los errores que comúnmente se suelen cometer, puede resultar un poco más sencillo hacer una presentación profesional con rapidez, bien sea para presentarla frente a un aula de clases o a un panel de jurados como es el caso de la defensa del Trabajo de Fin de Grado.
Dependiendo del tipo de presentación de PowerPoint que se vaya a realizar se pueden seguir como líneas generales los siguientes aspectos:
- Definir la estética que se va a usar.
- Tener un número adecuado de diapositivas, se estima que para 10min se deben contar con 7-8 mientras que para 40min se van a requerir aproximadamente de 28-32 diapositivas.
- Es recomendable evitar el uso de colores claros con fondos claros.
- Evitar el uso de colores que resultan extremadamente llamativos.
- Tratar de no emplear más de 4 colores diferentes en una misma diapositiva.
- En cuanto a las animaciones es ideal no usar muchas debido a que pierde la seriedad la presentación.
- La identificación de cada diapositiva es vital, pues permite que el público sepa de qué parte del tema se está hablando y cuando existe un cambio de punto.
Estas son algunas de las recomendaciones generales que se busca que los expositores puedan seguir, por supuesto va a depender en gran medida del tipo de institución ya que algunas cuentan con normativas específicas que se le indican al alumno antes de la presentación.
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